Czym jest Compliance?

"Compliance" tłumaczymy jako "zgodność"; termin ten oznacza działania zgodnie z prawem, normami, regulacjami i zaleceniami. System Compliance ma zadbać o to, aby organizacja działała zgodnie z prawem, aby uniknąć strat finansowych lub utraty reputacji. Należy pamiętać, że system Compliance funkcjonuje w dwóch poziomach:
  • zewnętrzny - to przede wszystkim zdolność do spełnienia zgodności z wymaganiami prawa
  • wewnętrzny - dotyczy przestrzegania przez wszystkich pracowników szeregu norm, kodeksów, procedur i regulaminów

Compliance w Fiberhost

Program Compliance wprowadzony został, aby umożliwić utrzymywanie wysokiego poziomu standardów działalności Grupy i wyeliminować potencjalne nieprawidłowości.

Jednocześnie Program wspomaga Grupę w prowadzeniu działań rzetelnie, uczciwie i zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa. Tworzą go takie dokumenty, jak kodeks etyki czy procedura przyjmowania i wręczania upominków. Program Compliance zwraca uwagę na potrzeby wszystkich pracowników Grupy i wszystkich ich dotyczy.


Kodeks Etyki

Program Compliance obejmuje również zagadnienia związane z kodeksem etyki, który funkcjonuje w Grupie. Kodeks został przyjęty w przekonaniu, że w relacjach biznesowych istotne jest transparentne zachowanie, uczciwe traktowanie i poszanownie prawa. Kodeks etyki wyznacza standardy zachowania w relacjach pracodawca-pracownik oraz pracownik-pracownik. Wskazuje również dobre praktyki i wartości w relacjach biznesowych. Do przestrzegania zasad kodeksu etyki zobowiązany jest każdy pracownik Grupy.

Zasady przyjmowania i wręczania upominków

Dopuszczamy przyjmowanie i wręczanie upominków:
  • o wartości nieprzekraczającej 200zł
  • niewpływającyh na osąd pracowników i podejmowane przez nich decyzje
  • mających charakter symboliczny lub pamiątkowy
  • nieprzekazywanych regularnie
Wszelkie wątpliwości charakteru konsultujemy z Pełnomocnikiem ds. Compliance.

Pełnomocnik ds. Compliance

Pełnomocnik ds. Compliance ma możliwość bezpośredniego raportowania do Rady Nadzorczej oraz Komitetu Audytu, co zapewnia niezależność systemu Compliance. Pełnomocnik ds. Compliance przynajmniej raz w roku składa Zarządowi raport z prac wykonanych w zakresie zapewnienia zgodności. Zadania Pełnomocnika ds. Compliance obejmują wszelkie działania mające na celu zapewnienie szeroko pojętej zgodności (compliance) działalności Grupy.

Do podstawowych zadań Pełnomocnika ds. Compliance należą:

  • promowanie kultury Compliance i wartości etycznych
  • doradztwo i bieżące wsparcie w zakresie Compliance
  • opiniowanie tworzonych w Grupie regulacji
  • utrzymywanie repozytorium polityk i procedur
  • badanie zgłoszonych przypadków niezgodności
  • przeprowadzenie kampanii edukacyjnej
W zakresie zapewnienia zgodności z prawem, pełnomocnik ds. Compliance ściśle współpracuje z Departamentem Prawnym. Od marca 2020 funkcję Pełnomocnika ds. Compliance w Grupie pełni Adam Woźniak adam.wozniak@fiberhost.com

Główne obszary Compliance

Compliance aktywnie monitoruje następujące obszary:
  • zapobieganie konfliktom interesów
  • zapobieganie korupcji
  • ochrona swobody konkurencji
  • zapewnienie uczciwego i profesjonalnego traktowania klientów
  • zapewnienie ochrony danych osobowych i danych wrażliwych
  • zapobieganie dyskryminacji
  • respektowanie zasad BHP
Zapewnienie zgodności w powyższych obszarach jest kluczowe z punktu widzenia Fiberhost i spółek z nią powiązanych.

Zgłaszanie nadużyć

W Grupie możliwe są następujące opcje zgłaszania nadużyć:
  • zgłoszenie informacji do bezpośredniego przełożonego
  • wykorzystanie skrzynki redflag@fiberhost.com
  • wykorzystanie Compliance Box przy recepcji INEA Park
  • bezpośredni kontakt z Pełnomocnikiem ds. Compliance
Każdy zgłaszający ma zapewnioną anonimowość zgłoszenia. Każdy pracownik w przypadku wejścia w posiadanie informacji o działaniach niezgodnych z prawem lub postanowieniami Kodeksu, wątpliwości, co do zgodności postępowania z przepisami prawa lub zasadami określonymi w Kodeksie, powinien skontaktować się niezwłocznie z Pełnomocnikiem ds. Compliance.